根据教育部《高等学校档案管理办法》的规定，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
一、文件材料的归档范围
（一）办公文件档案：主要包括上级机关和学校下发的红头文件；后勤管理处行政工作的各种重要文件、会议记录及纪要。
（二）工程档案：与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件，工程审批和验收材料均应收集齐全并按要求整理后归档，归档的工程文件应为原件。工程文件的内容要真实、准确，与工程实际相符合。工程文件的内容及其深度要符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（三）财会档案：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的重要史料、凭证、帐簿、财务报告等专业材料，均属财会档案。每年形成的财会档案，应由经费核算科按照财会档案归档要求进行整理，装订成册，编制财会档案保管清册，向后勤管理处综合档案室移交。归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、财务报告、工资清册等方面。
（四）合同档案：涉及后勤业务的所有合同。合同一经签订，需向综合档案室移交合同原件或复印件，合同履行完毕后，必须移交合同原件。
（五）人事档案：主要包括后勤职工个人档案、每月工资报表复印件、后勤管理处与职工签订的劳动合同原件等。
（六）固定资产档案：主要包括办公家具或办公设备在接收、使用、维修和报废工作中产生的文件材料。
二、文件材料归档的要求与时间
（一）各部门应当按照归档要求，组织本部门人员及时整理档案和立卷。立卷人要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制件号和页码（件号和页码必须连续排列，不得缺号），制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。综合档案室验收后填写档案材料移交清单，一式两份。
（二）归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
（三）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。
（四）档案材料归档时间为：
1.办公文件档案应在次年4月底前归档。
2.工程档案应当在项目竣工验收后3个月内归档。
3.财会档案应在每年年终立卷，于次年6月底前归档。
4.合同复印件应在合同订立后15天内归档，合同原件应当在合同履行完毕后1个月内归档。
5.工资报表每个季度归档一次，后勤管理处与职工签订的劳动合同原件应在合同签订完毕后1个月内归档，新进职工个人档案应在办理入职手续后1个月内归档。
6.新增家具（设备）相关材料应在安装调试后1个月内归档，报废家具（设备）材料应在报废完成后1个月内归档。
新乡学院后勤管理处
2017年12月19日
服务大厅