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家属区物业费支付管理制度

2020年10月28日 09:39  点击:[]

家属区物业费支付管理制度

(试行)

为加强和规范家属区物业费管理工作,进一步明确家属区物业费审批的权限与责任,增强财务审核监督职能,完善财务内部控制,根据学校财务制度及家属区业主委员会有关要求,特制定本制度:

一、物业费管理

物业费由家属区业主委员会负责管理,专款专用。

二、物业费支出范围

支出范围包括支付物业公司的物业费、家属区的零星维修费、业主委员会办公费、业主委员会及业主代表差旅费、宣传费、家属委员会认为需要支付的其他费用。

三、物业费支出审批报销程序

每笔物业费支出由经办人、业主委员会办公室负责人、业主代表负责人、业主委员会组长签字后,业主委员会办公室工作人员到财务处报销。

四、物业费支出报销具体要求及流程

(一)合同内物业费报销

1、每月服务结束后,由业主代表于下月5一10号组织考核验收,核定上月服务费用,并在验收报告上签字确认。

2、服务企业根据验收报告确定金额开具以甲方单位名称为抬头的发票,然后交于业主委员会办公室工作人员办理支付手续。

3、业主委员会办公室工作人员接到发票后进行审核,并与验收报告确定金额进行核对,准确无误后按物业费支出审批报销程序办理签字手续。

4、业主委员会办公室工作人员凭签字齐全的发票到财务处办理支付手续,于本月15日前完成上月物业费款项支付。

(二)零星维修费报销

1、维修费预算在1万元以上的项目由业主委员会组织招标(参与人为:业主代表或组长、后勤与学校监督部门),并签订维修合同,工程结束后按合同内物业费报销程序进行验收、签字、报销。

2、维修费预算在1万元以下的项目由业主委员会办公室组织业主代表(3名以上),直接确定服务企业进行维修,工程结束后由业主委员会办公室组织相关业主代表(3名以上)进行验收,然后按合同内物业费报销程序2-4项签字、报销。

3、维修材料报销:预算单价在1000元以下的由业主委员会办公室参考后勤管理处的采购程序三人询价,使用区域业主代表签字验收,然后按物业费支出审批报销程序签字报销;预算单价在1000元以上的由业主委员会办公室组织业主代表(3名以上)到市场询价购买,使用区域业主代表签字验收,然后按物业费支出审批报销程序签字报销。

(三)家属委员会认为需要支付的其他费用报销

参照以上相近业务报销程序执行。

五、相关财务要求

1、参照学校财务报销制度规定,凡是办理单笔业务金额在1000元以上的支出原则上办理转账支付手续,单笔业务金额在1000以下的支出办理转账或公务卡刷卡支付,原则上不使用现金支付。

2、差旅费报销按学校规定执行。

3、对原始单据的一般要求:

(1)发票必须是报销联、定额票或机打票,不得用笔直接填写,存根联、记账联不能作报销单据。

(2)内容要齐全,抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全,字迹要清楚,金额要准确,大、小写要一致,涂改无效。

(3)印章要齐全,须有收款单位发票专用章(或财务专用章)及收款人签字(章);事业单位的收据,要有财务专章。

4、物业服务、材料、货物等购买需严格按照相关规定采用招标、询价等方式采购,未采用规定方式进行采购或私自采购的不予报销。

5、物业服务、材料、货物等购买必须按规定验收签字确认后方可报销。

6、因工作需要借款的,必须注明详细借款用途,由业主代表负责人、业主委员会组长审批,到财务处办理借款手续,冲销借款时实际用途与借款用途必须相符,否则不予报销。

7、各项经济业务结束后应及时签字审批报销,保证财务状况反映真实、完整,当月发生的经济业务必须在下月初10日内完成审批报销手续。

六、财务监督和检查

1、业主委员会办公室工作人员必须认真严格审核各种原始凭证的正确性和真实性,对未按规定履行审批程序的事项不予办理;对已由各级负责人审批,但不符合财务制度规定的事项应制止,退还经办人相关原始凭证,限期补办手续或更正错误。

2、业主委员会办公室工作人员定期与财务处核对账目,每月出具财务报表,供业主委员会及业主代表监督审查与决策。

3、审批人对所审批的经济业务合法、合理性负责,任何人不得假冒审批人签字,对假冒审批人签字的责任人应承担相应经济责任和法律责任。

4.业主代表及业主委员会工作人员要认真做好日常监督及验收工作,协调业主与服务企业之间关系,解决业主与服务企业之间的矛盾,保障业主利益不受到损失。

5、每年对物业费用支出进行一次公示,接受学校及业主监督。

新乡学院家属区业主委员会

2020年8月28日

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